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太原师范学院采购需求和履约验收管理实施细则 院财字[2021]15号
2022年02月24日 10:17  点击:[]

第一条为进一步加强政府采购需求管理,规范政府采购履约验收工作,保障政府采购质量和服务水平,根据财政部《关于印发<政府采购需求管理办法>的通知》(财库〔2021〕22号)和山西省财政厅《加强政府采购需求确定和履约验收管理办法》(晋财购〔2018〕1号),结合我校实际,制定本实施细则。

第二条使用(实施)部门在确定采购需求前,应当对采购项目的市场技术或者服务水平、供应、价格等情况进行市场调查,根据调查情况、资产配置标准等科学、合理地确定采购需求。必要时可以通过咨询、论证、问卷调查等方式开展需求调查,了解相关产业发展、市场供给、同类采购项目历史成交信息,可能涉及的运行维护、升级更新、备品备件、耗材等后续采购,以及其他相关情况。面向市场主体开展需求调查时,选择的调查对象一般不少于 3 个,并应当具有代表性。采购需求应当清楚明了、表述规范、含义准确,主要内容包括:商务、技术要求,合同文本(含履约验收方案、风险防控措施等)。

第三条资产管理处负责对使用(实施)部门提出的采购需求进行论证和一般性审查,根据采购项目的具体情况,可以自行组织论证和审查,也可以委托采购代理机构代为组织论证和审查。校政府采购领导小组负责对采购需求和采购实施计划进行全面审查(包括一般性审查和重点审查)。

第四条预算金额小于100万元的采购项目,资产管理处采购例会负责对使用(实施)部门提出的采购需求进行法律法规等政策性、合规性审核。

第五条预算金额大于100万元(含)的采购项目,根据采购项目技术复杂情况,应当在项目需求确定前组织3名相关专业人员对使用(实施)部门提出的采购需求进行需求论证。

第六条预算金额大于500万元(含)的采购项目,应当在项目需求确定前由3名及以上的单数相关专业人员组成论证小组进行采购需求论证,并将论证意见在中国山西政府采购网上征求意见,征求意见期不少于1个工作日。

公示内容主要包括采购项目名称、预算金额、采购需求论证事项、论证小组成员意见、采购人或者其委托的采购代理机构名称及联系人等。

第七条采购需求论证包括下列内容:

(一)是否符合国家法律法规的有关规定;

(二)是否执行国家相关标准、行业标准、地方标准等标准规范;

(三)是否落实政府采购支持节能环保、促进中小企业发展等政策要求;

(四)采购项目需实现的功能或者目标,满足项目需要的技术、服务、安全等要求,采购项目的数量、交付或者实施的时间和地点;

(五)政府采购项目履约时间和方式、验收方法和标准及其他合同实质性条款;

(六)其他需要论证的事项。

第八条采购需求和采购实施计划审查包括下列内容:

一般性审查内容包括,采购需求是否符合预算、资产、财务等管理制度规定;对采购方式、评审规则、合同类型、定价方式的选择是否说明适用理由;属于按规定需要报相关监管部门批准、核准的事项,是否作出相关安排;采购实施计划是否完整。

重点审查是在一般性审查的基础上进行的审查,内容包括,非歧视性审查;竞争性审查;采购政策审查;履约风险审查;认为应当审查的其他内容。

第九条采购项目进行需求论证和审查应当按照本办法规定进行采购需求论证和审查,但以下项目除外:

(一)国家、行业有强制标准的采购项目;

(二)技术复杂或者性质特殊,不能确定详细规格或者不能详细列明采购标的的项目;

(三)技术、服务要求需由供应商提供最终设计方案或解决方案的采购项目;

(四)同一年度内,已经论证和审查过的同类采购项目。

第十条采购需求论证和审查过程中,邀请论证的专家或者专业人员应为财政厅政府采购等专家库成员。

第十一条论证和审查专家费用参照《山西省财政厅关于印发政府采购评审专家劳务报酬支付标准暂行规定的通知》(晋财购[2021]24号)文件及其通行做法执行。

第十二条采购项目的采购需求和采购实施计划经过审核、论证和一般性审查,提交学校政府采购领导小组例会审查后,委托采购代理机构按照确定的采购需求和采购实施计划编制采购文件。采购文件由使用部门或校政府采购领导小组会签确定。

第十三条履约验收分为自行验收和监督验收

(一)自行验收是指单价在20万元以下的仪器设备和合同金额在200万元以下的项目,由使用(实施)部门自行组织3人(或邀请校外专家)及以上单数相关专业人员组成验收小组进行的验收。涉及到其他部门的,应有其他部门的人员参加。

(二)监督验收是指单价在20万元(含)以上的仪器设备和合同金额在200万元(含)以上的项目,由使用(实施)部门、供应商、技术专家和资产管理处四方人员组织的验收。使用(实施)部门负责组织验收、供货商和技术专家参与验收、资产管理处监督验收,技术专家由使用(实施)部门推荐确定。

第十四条 验收根据签订的政府采购文件、采购合同、投标文件、补充文件(如有)、国家或行业相关标准、封存样品等为依据进行。

第十五条 项目验收分为初验和终验

货物类项目从进场开始的各个环节均为验收内容,全过程应有完整的日志,相关环节责任人应当签署意见。

服务类项目可根据项目特点对服务期内的服务实施情况进行分期考核,结合考核情况和服务效果自行验收。

自行验收项目的初验、终验由使用(实施)单位自行组织。

四方验收的项目在使用(实施)单位初验完成、试运行合格后,向资产管理处提交验收申请。

货物类项目初验的基本内容为:

(一)货物(设备)进场后,使用(实施)部门与供应商应逐一清点货物(设备)的数量,察看货物(设备)外部有无破损,品牌型号是否一致,产品说明书、合格证是否齐全等。

(二)教学大型设备、精密仪器进场后,使用(实施)部门与供应商对设备(仪器)的安装、调试情况进行记录,并形成工作日志。因其他原因或时间跨度较长,设备(仪器)不能一次性到货、安装、调试完成的,使用(实施)部门应和供应商形成阶段性的到货、安装、调试验收资料。

(三)安装、调试工作完成后,使用(实施)部门和供应商应组织相关人员进行全面试运行测试,检查产品功能、性能指标、技术质量等是否符合合同约定的要求,测试要有现场记录,并形成试运行报告。

(四)以上验收资料要形成文字材料,终验完成后提交资产管理处。

第十六条履约验收应当按照下列程序进行

使用(实施)部门应结合项目特点建立项目履约验收工作机制,严格遵循验收工作程序和要求,按国家和地方有关项目管理、行业规定、验收规定等组织履约验收。

(一)成立验收小组。使用(实施)部门应成立由相关专业人员(专家)组成的履约验收小组,验收小组由3人及以上的单数组成,并确定负责验收小组工作的负责人。

(二)制定验收方案。验收小组根据采购项目的具体情况,制定具体详细的采购项目验收方案。验收方案须明确履约验收的主体、时间、方式、程序、效果、验收内容(验收内容要包括每一项技术和商务要求的履约情况)和验收标准(验收标准要包括所有客观、量化指标)等事项,熟悉掌握采购项目需求、验收清单和标准、采购合同约定的权利义务,并完成其他准备工作。相关验收意见作为验收的参考资料。

(三)开展验收活动。验收小组应当严格按照采购合同的约定对供应商履约完成情况进行验收。验收时,应当按照采购合同的约定对每一项技术、服务、安全标准的履约情况进行确认。每个验收小组成员必须作好验收记录。验收记录要真实、准确、完整、详细地记载采购项目重要事项的履约情况。

(四)出具验收报告。验收报告应包括:实施验收过程基本情况陈述,按照采购合同的约定对供应商的每一项技术、服务、安全标准等履约情况进行确认,与采购合同约定的权利义务比较情况,出具验收结论性意见。验收小组成员的个人验收记录和个人验收意见应作为验收报告组成部分。验收结束后,应当出具验收书,列明各项标准的验收情况及项目总体评价,由验收双方共同签署。

验收小组成员应在验收报告上签字确认,对验收报告内容负责。有不同意见的,应当写明并说明理由。签字但不写明不同意见或者不说明理由的,视同无意见。拒不签字又不另行书面说明其不同意见和理由的,视同同意验收结果。

第十七条验收不合格处理

项目当次验收不合格时,由验收小组填写履约验收意见书,详细填写验收不合格的原因、履约存在的问题及整改意见。要求供应商限期整改达到合同约定标准,并确定复验时间,复验时组织原验收小组成员参加,经复验确定验收合格后,签署复验履约验收意见书。

验收不合格的项目,应当依法及时处理。供应商在履约过程中有政府采购法律法规规定的违法违规情形的,应当及时报告相关部门。

第十八条争议处理

在验收过程中,供需双方如果发生争议,经协商无效的,由采购单位与中标、成交供应商按照采购合同约定的方法解决。

第十九条资料归档

项目的验收工作全部结束后,使用(实施)部门负责归集整理验收资料形成验收档案,并于30日之内移交资产管理处。

验收档案内容包括但不限于:目录、备案表、招标(磋商、谈判、询价等)公告、中标(成交)公告、中标(成交)通知书、合同等,验收小组成员签到表、验收方案、验收报告(原始记录)、履约验收意见书、复验履约验收意见书(如有)、电子设备类的节能证书、强制环保等,家具类的家具检测报告、甲醛检测报告等。

第二十条履约验收纪律、责任

履约验收按照谁验收、谁负责的原则执行。

凡因工作失误影响验收工作进度而造成损失的,要追究当事者的责任;因把关不严或不按时验收而给学校造成损失的,按有关规定追究相关单位当事人的责任。

组织合同履约验收人员应当严格遵守国家有关规定,客观、公正地对待每一项验收项目,廉洁自律,恪守职业道德。

组织合同履约验收人员与中标、成交供应商有利害关系的,应当主动申请回避。

第二十一条本办法未尽事宜,将在工作过程中加以补充完善。

第二十二条本办法印发后,原相关规定即行废止。

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